Atendimento para instituições de ensino
Captação, matrícula e secretaria na mesma tela — inclusive no pico de inscrição, quando tudo chega junto.
7 dias grátis · Sem cartão de crédito · Cancele quando quiser
captação
09:41
09:42 ✓✓
O interessado escreve à noite, a secretaria abre de manhã
Quem pesquisa curso pesquisa fora do horário de trabalho. Se a dúvida sobre mensalidade fica sem resposta até o dia seguinte, ele já falou com outras três instituições. WhatsApp, Instagram, e-mail e chat do site na mesma fila, com resposta automática para o que é sempre igual.
Captação e secretaria disputam a mesma equipe
No período de matrícula, a mesma pessoa que deveria estar convertendo interessado em aluno está respondendo pai de aluno atual sobre boleto, declaração e calendário. As duas coisas são legítimas e uma atrapalha a outra.
Separar por equipes resolve: captação numa fila, secretaria em outra, financeiro numa terceira, com a conversa caindo direto no lugar certo. Ninguém precisa triar tudo na recepção.
As etiquetas mostram onde o funil trava: quantos pararam em “aguardando documento”, quantos sumiram depois de receber o valor da mensalidade.
Conversas
As mesmas dez perguntas, todo ano
Valor da mensalidade, duração do curso, se tem bolsa, se o diploma é reconhecido, qual a documentação, quando começam as aulas. É o mesmo bloco de dúvidas em toda temporada de inscrição, feito por centenas de pessoas diferentes.
O WootAI responde isso a partir da sua central de ajuda, no horário que a pessoa perguntar. A equipe entra quando a conversa vira negociação de bolsa, dúvida sobre currículo ou caso específico — que é onde uma pessoa realmente muda o resultado.
Fora do pico, o mesmo mecanismo atende a rotina da secretaria: prazo de declaração, calendário de provas, como pedir histórico.
Marina Costa
WhatsApp · +55 11 95555-0148
Nota interna
Boa noite! São R$390 por mês, com desconto para pagamento até o dia 5.
Um histórico · todos os canais
O aluno que sumiu antes de matricular
Boa parte da perda acontece no meio: a pessoa pediu informação, recebeu, e não voltou. Sem acompanhamento, ela some — e ninguém percebe, porque não existe uma lista de quem ficou pelo caminho.
Com mensagens agendadas, dá para escrever hoje o retorno de daqui a três dias, e ele sai sozinho no horário comercial. Não é campanha em massa: é lembrar de quem demonstrou interesse real.
O histórico fica no contato, então quando essa pessoa volta no semestre seguinte, quem atender vê o que já foi conversado.
Mensagens Agendadas
Falta só o comprovante de residência para fechar sua matrícula!
Chegue no período de matrícula preparado
Crie a conta, conecte seu WhatsApp e veja a diferença já na primeira semana. 7 dias grátis, sem cartão de crédito.
Como fica o período de matrícula
O que acontece em toda instituição na temporada de inscrição:
Interessado perguntando preço às 23h
O WootAI responde valores e duração pela central de ajuda. De manhã a equipe pega uma conversa que já avançou.
Pai de aluno pedindo declaração
Cai direto na fila da secretaria, sem passar pela equipe de captação que está no meio da temporada.
Documentação incompleta
Etiqueta “aguardando documento” e lembrete agendado. Menos matrícula perdida por papel que faltou.
Dúvida sobre boleto
Fila do financeiro, com histórico do aluno junto. Ninguém repassa a conversa três vezes.
Quem pediu informação e sumiu
Retorno programado para três dias depois, escrito uma vez e enviado no horário certo.
Fim do período de inscrição
Relatório por etiqueta mostra onde o funil travou — valor, documentação ou simples silêncio.
O que sua equipe usa no dia a dia
Os mesmos recursos em todos os planos, sem cobrança por fora e sem franquia de conversas.
Caixa de entrada compartilhada
Todo mundo atendendo o mesmo número, sem duas pessoas respondendo o mesmo cliente.
Respostas rápidas
O texto que sua equipe repete dez vezes por dia, salvo e enviado em dois cliques.
Distribuição por equipe
A conversa cai direto em quem resolve, por canal, palavra-chave ou horário.
Etiquetas e notas internas
Contexto guardado na ficha do cliente, visível para a equipe e invisível para ele.
WootAI
Responde sozinho o que se repete, a partir da sua central de ajuda, a qualquer hora.
Mensagens agendadas
Escreva agora o lembrete ou o retorno e defina a hora de sair, no horário comercial.
Perguntas frequentes
- Serve para escola, curso livre e faculdade?
- Serve para os três, porque o problema é o mesmo: muita gente perguntando a mesma coisa no mesmo período e uma equipe pequena atendendo. O que muda é o vocabulário das respostas rápidas e das equipes que você configura.
- Como separo captação de secretaria?
- Com equipes e regras de distribuição. A conversa cai numa fila ou noutra conforme o canal, a palavra-chave ou o horário. Quem está convertendo matrícula não fica preso respondendo pedido de declaração de aluno atual.
- O WootAI responde sobre valores e bolsas?
- Responde o que estiver documentado na sua central de ajuda, como mensalidade, duração e critérios gerais de bolsa. Negociação de desconto e caso específico continuam indo para uma pessoa, que é onde a conversa realmente decide.
- Consigo lembrar quem pediu informação e não voltou?
- Sim, com mensagens agendadas: você escreve o retorno e define quando ele sai, dentro do horário comercial. É acompanhamento individual do interessado, não disparo em massa para uma lista inteira.
- Dá para integrar com o sistema acadêmico?
- Não existe integração nativa com sistemas acadêmicos brasileiros. A conexão é feita por API ou por automação via N8N, o que costuma resolver casos como consultar situação de matrícula. Vale avaliar o esforço antes de contratar.
- Como fica no pico de inscrição, com muito volume?
- As conversas são ilimitadas nos planos pagos, então o mês de matrícula custa o mesmo que um mês tranquilo. Você pode adicionar atendentes temporários a partir de R$34 por mês e reduzir depois, já que não há fidelidade.
Comece pelo seu caso real
7 dias grátis, sem cartão. Conecte seus canais e veja a temporada de inscrição caindo numa fila organizada.
Outros segmentos