Atención al cliente para instituciones educativas
Captación, matrícula y secretaría en una sola pantalla, incluso en el pico de inscripción, cuando todo llega junto.
7 días gratis · Sin tarjeta de crédito · Cancela cuando quieras
captación
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El interesado escribe de noche, secretaría abre de mañana
Quien busca un curso lo busca fuera del horario laboral. Si la duda sobre la mensualidad queda sin respuesta hasta el día siguiente, ya habló con otras tres instituciones. WhatsApp, Instagram, correo y chat del sitio en una fila, con respuesta automática para lo que nunca cambia.
Captación y secretaría se disputan el mismo equipo
En período de matrícula, la misma persona que debería estar convirtiendo interesados está respondiendo a un padre sobre un recibo, un certificado o el calendario. Ambas cosas son legítimas y una estorba a la otra.
Separarlas por equipos lo resuelve: captación en una fila, secretaría en otra, administración en una tercera, con la conversación llegando directamente donde corresponde. Nadie filtra todo en recepción.
Las etiquetas muestran dónde se atasca el embudo: cuántos pararon en “documentación pendiente”, cuántos desaparecieron tras conocer el precio.
Conversaciones
Las mismas diez preguntas, todos los años
Precio, duración del curso, si hay becas, si el título está reconocido, qué documentación hace falta, cuándo empiezan las clases. Es el mismo bloque de dudas en cada temporada de inscripción, hecho por cientos de personas distintas.
WootAI responde eso desde tu centro de ayuda, a la hora que pregunten. El equipo entra cuando la conversación se vuelve negociación de beca, duda sobre el plan de estudios o caso concreto, que es donde una persona cambia el resultado.
Fuera del pico, el mismo mecanismo atiende la rutina de secretaría: plazo de certificados, calendario de exámenes, cómo pedir el expediente.
Marina Costa
WhatsApp · +55 11 95555-0148
Nota interna
¡Buenas noches! Son 140 € al mes, con descuento por pago anticipado.
Un historial · todos los canales
El interesado que se fue antes de matricularse
Buena parte de la pérdida ocurre en el medio: la persona pidió información, la recibió y no volvió. Sin seguimiento simplemente desaparece, y nadie lo nota, porque no existe una lista de quienes quedaron por el camino.
Con mensajes programados puedes escribir hoy la respuesta que sale dentro de tres días, en horario comercial. No es una campaña masiva: es acordarse de quien mostró interés real.
El historial queda en el contacto, así que cuando esa persona vuelve el semestre siguiente, quien atienda ve lo que ya se habló.
Mensajes Programados
¡Solo falta tu comprobante de domicilio para cerrar la matrícula!
Llega preparado al período de matrícula
Crea la cuenta, conecta tu WhatsApp y nota la diferencia en la primera semana. Siete días gratis, sin tarjeta.
Cómo es el período de matrícula
Lo que ocurre en toda institución durante la temporada de inscripción:
Interesado preguntando el precio a las 23h
WootAI responde precio y duración desde el centro de ayuda. Por la mañana el equipo retoma una conversación que ya avanzó.
Un padre pidiendo un certificado
Llega directo a la fila de secretaría, sin pasar por el equipo de captación en plena temporada.
Documentación incompleta
Etiqueta de “documentación pendiente” y recordatorio programado. Menos matrículas perdidas por un papel que faltó.
Duda sobre un recibo
Fila de administración, con el historial del alumno al lado. Nadie reenvía la conversación tres veces.
Quien pidió información y desapareció
Seguimiento programado para tres días después, escrito una vez y enviado a la hora correcta.
Fin del período de inscripción
El informe por etiqueta muestra dónde se atascó el embudo: precio, documentación o simple silencio.
Lo que tu equipo usa a diario
Las mismas funciones en todos los planes, sin cargos aparte ni límite de conversaciones.
Bandeja compartida
Todos atendiendo el mismo número, sin que dos personas respondan al mismo cliente.
Respuestas rápidas
El texto que tu equipo repite diez veces al día, guardado y enviado en dos clics.
Distribución por equipo
La conversación llega a quien la resuelve, por canal, palabra clave u horario.
Etiquetas y notas internas
Contexto guardado en la ficha del cliente, visible para el equipo e invisible para él.
WootAI
Responde solo lo que se repite, desde tu centro de ayuda, a cualquier hora.
Mensajes programados
Escribe el recordatorio ahora y define la hora de salida, en horario comercial.
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve para colegios, academias y universidades?
- Sirve para las tres, porque el problema es el mismo: mucha gente preguntando lo mismo en el mismo período y un equipo pequeño atendiendo. Lo que cambia es el vocabulario de las respuestas guardadas y los equipos que configuras.
- ¿Cómo separo captación de secretaría?
- Con equipos y reglas de distribución. La conversación llega a una fila u otra según el canal, la palabra clave o el horario. Quien está convirtiendo matrículas no queda atrapado respondiendo pedidos de certificado de alumnos actuales.
- ¿WootAI responde sobre precios y becas?
- Responde lo que esté documentado en tu centro de ayuda, como mensualidad, duración y criterios generales de beca. La negociación de descuentos y los casos concretos siguen yendo a una persona, que es donde se decide la conversación.
- ¿Puedo hacer seguimiento de quien pidió información y no volvió?
- Sí, con mensajes programados: escribes el seguimiento y defines cuándo sale, dentro del horario comercial. Es seguimiento individual del interesado, no un envío masivo a una lista entera.
- ¿Se integra con el sistema académico?
- No existen integraciones nativas con sistemas académicos. La conexión se hace por API o con una automatización vía N8N, que suele resolver casos como consultar la situación de matrícula. Valora ese esfuerzo antes de contratar.
- ¿Qué pasa en el pico de inscripción, con mucho volumen?
- Las conversaciones son ilimitadas en los planes pagos, así que el mes de matrícula cuesta lo mismo que uno tranquilo. Puedes añadir agentes temporales desde unos US$6 al mes y quitarlos después, ya que no hay permanencia.
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